Organisationsveränderungen und vor allem Wechsel in der Führungsetage werden in Zeiten der Pandemie nicht einfacher. Wenn es noch einigermaßen gelingt, die neuen direkten Mitarbeiter*innen kennenzulernen, so ist es spätestens bei der erweiterten Organisation leicht eine Gratwanderung. Und die neue Chefin des eigenen Vorgesetzten nicht kennenzulernen – nun, das funktioniert auch nicht.
Eine Kundin hat mich diese Woche gefragt, wie sie in diesen sehr speziellen Zeiten ihr erweitertes neues Team kennenlernen kann, und wie man das virtuell gut gestalten kann.
Ein Vorgehen für ein solches meet+greet wäre für mich:
a) festlegen, worum es geht –
Was ist das Ziel? Geht es eher darum, sich selbst vorzustellen? Was könnte dabei für die erweiterte Organisation hilfreich sein? Welche Art von Infos hätten die Kolleg*Innen gerne?
Ist auch ein wichtiger Aspekt, die erweiterte Organisation kennenzulernen? Was heißt in diesem Fall kennenlernen? Die Gesichter mal gesehen zu haben (und sei es nur im Video-Call), die Stimme mal gehört zu haben?
Beides?
Wenn man für sich festlegt, dass man gerne einen Eindruck von den Mitarbeiter*Innen bekommen möchte, dann sollte man nicht selbst die ganze Zeit reden. So lernt man nämlich niemanden kennen. Das ist etwas anderes, wenn man nur sich selbst vorstellen möchte.
Watch-out:
Wir alle kennen vermutlich die Situation, in der eine Führungskraft aus bester Absicht gefühlt unsere Zeit verschwendet, weil sie Termine einberuft, die dann in ein leicht selbstverliebtes Reflektieren über die eigene Bedeutung übergehen, und in denen sich uns der Mehrwert nur schwer erschließt. Das würde ich als Vorgesetzte zu vermeiden suchen! Für diese Art von Reflektionen gibt es andere Räume, nicht das Kennenlernen neuer Team-Mitglieder.
b) festlegen, wie die Atmosphäre sein soll –
Was ist Dir wichtig in Bezug auf die Formalität des Calls? Soll es eher locker sein? Auch mal gelacht werden?
Soll es eher unstrukturiert ablaufen? Für alle die Möglichkeit geben, sich wirklich frei zu zeigen?
Oder soll es mit fachlichen / inhaltlichen Informationen verbunden werden?
Die Rahmenbedingungen, die wir uns vorstellen und vorab festlegen, haben maßgeblichen Einfluss auf die Auswahl des Formats.
Watch-out:
Teile diese Rahmenbedingungen frühzeitig mit, und auch welche Erwartungen damit einhergehen. Einen Quick Lunch zu vereinbaren, und dann ist man die Einzige, die isst – nicht so zielführend. Zu erwarten, dass alle die Kamera angeschaltet haben, ist schwierig, wenn das nicht sowieso für jeden Video-Call fix gilt. Dann lieber vorab diese Erwartung mitteilen – verbunden mit der Information, dass es nicht nur um den Austausch von Fakten, sondern eben auch um das Kennenlernen geht.
Ich halte es für ungut, im ersten Kennenlernen die Leute schon mit unbekannten Erwartungen in Verlegenheit zu bringen – und wir sollten nicht unterschätzen, dass virtuelle Arbeit und vor allem Arbeit aus dem Home office die Kolleg*Innen teilweise an ganz unbekannten Aspekten fordert.
c) Format auswählen –
Wenn Du weißt, worum es geht und in welcher Atmosphäre das Kennenlernen stattfinden soll, dann überleg Dir, welches Format angemessen ist:
Wenn es um Kennenlernen der anderen geht:
Was würdest Du circa von Ihnen wissen wollen? Und in welchen Rahmen können sie das gut leisten?
In welchem Rahmen macht es Sinn, diese Fragen zu stellen und zu beantworten? Soll jede*R sie beantworten?
Was ist zeitlich angemessen?
Wenn es darum geht, Dich vorzustellen:
Was sind die wesentlichen Aspekte? Und wie kannst Du sie am besten vermitteln? Gibt es kreative Ideen? Wirst Du einfach sprechen? Was genau willst Du sagen? Wieviel Zeit gibst Du Dir dafür?
Watch-out:
Wenn Du mit den Fragen arbeiten willst, und Dir z.B. eine gute Stimmung wichtig ist, oder dass gelacht wird, dann integriere eine lustige Frage – die niemanden in Verlegenheit bringt, und bei der die Leute eine ungewohnte Seite von sich zeigen können. Wichtig ist, dass die Frage angemessen ist für den Anlass, also persönlich, aber nicht intim oder bzgl. Informationen, die jemandem zu privat sein könnten. Und jede*R darf selbst entscheiden, wieviel von sich er zeigt.
Prüfe an dieser Stelle auch nochmal, ob Deine Festlegungen bzgl. Ziel der Veranstaltung und Atmosphäre stimmig sind zu dem, was Du Dir als Format überlegt hast.
d) Organisation des Termins / der Termine –
Ist Dir wichtig, dass Du zeigen kannst: Hier organisiert der Chef noch selbst?
Oder wäre Dir wichtig, dass die Leute selbst gestalten können, und selbst Verantwortung übernehmen?
Watch-out:
Walk the talk. So wie Du in dieses erste Kennenlernen mit der Organisation hineingehst, so setzt Du den Rahmen für zukünftige Zusammenarbeit. Es ist wichtig, dass Dir klar ist, dass Dein Verhalten Konsequenzen zeitigt.
Wenn wir nur virtuell miteinander arbeiten, dann ist das Verhalten, das andere an uns beobachten können, alleine auf die Bildschirmzeit reduziert. Das heißt, hier steht und fällt alles, was Dein Wertesystem betrifft. Wenn Du als zuverlässig gelten möchtest – dann zeige Dich hier zuverlässig. Wenn Du nahbar sein möchtest – dann sei in solchen Terminen nahbar. Wenn Dein Wort gelten soll (und nicht nur als freundliche Empfehlung), dann halte Dich selbst dran… ich denke, Du weißt was ich meine. Organisiere also so, wie Du möchtest, dass zukünftig in Deiner Organisation Termine organisiert werden.
Und kläre die Voraussetzungen: Sei es „Camera on“, oder „wir haben alle ein Getränk“, oder …
e) How you do this is how you lead (großer watch-out)
Bleib konsequent bei dem, wie Du die Organisation führen möchtest, und was Du Dir vornimmst – also wenn das Ziel wäre, die anderen kennenzulernen, dann stell sicher, dass Du von jedem zumindest das Gesicht gesehen und die Stimme gehört hast. Führe Dich nicht selbst in solchen – gut gemeinten – Terminen ad absurdum, indem Du das eine sagst, und das andere machst.
Wenn Dir hohe Flexibilität wichtig ist, dann improvisiere ruhig ein bisschen im ersten Termin.
Wenn Dir hohe Verlässlichkeit wichtig ist, dann bleib bei dem, was Du angekündigt hast.
Dieser erste Termin ist nur ein erster Termin. UND er ist Deine Chance, den Rahmen zu setzen für das, was Dir in Deiner Führungsarbeit wichtig ist. Deine Werte aktiv durch wünschenswertes Verhalten zu zeigen. „Pflöcke einzuschlagen“ hat das mal ein ehemaliger Vorgesetzter von mir genannt. Ich glaube, er meinte damals etwas anderes, und doch hat es den Charakter. Als Vorgesetzter dieser Organisation wirst Du, ob Du es möchtest oder nicht, die Werte und die Kultur dieser Organisation, dieses Teams, dieses Betriebes, maßgeblich mitgestalten. Gestalte bewusst. Von Anfang an.
Und vor allem: Genieße es!
Wenn Du gerne mehr darüber wissen möchtest, mit welchen konkreten Lösungen man an diese Fragen herangehen kann, dann findest Du diesen Artikel in einer ausführlicheren Version bei den Führungskräfte-Tools.
